Acuerdo de Encargo del Tratamiento — Centro

Este Acuerdo se celebra entre el Centro o Clínica que lo acepta, en calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus clientes que trata a través de la plataforma, y TerapeutasHolis (titular de la plataforma), en calidad de Encargado del Tratamiento. Su objeto es regular el tratamiento que el Encargado realiza por cuenta del Centro de los datos asociados a la actividad del centro, en dos bloques:

• Datos operativos: datos de contacto del cliente, citas y agenda agregada del equipo, estado (no contenido) de los formularios de admisión y consentimientos, e ingresos del propio centro.
• Ficha de la lista propia del Centro (§2 bis): ficha administrativa, datos fiscales y nota de gestión de los clientes que el Centro da de alta o importa a su propia cartera.

• Modo Agrupación (autónomos): el Centro trata datos operativos de los clientes que reservan a través de él. NO accede al contenido clínico (historial, notas de sesión, anamnesis): ese contenido pertenece a cada profesional, está cifrado y aislado (Row-Level Security) y solo es accesible por el profesional que trata. La práctica privada de cada profesional queda fuera del alcance del Centro.
• Modo Empresa (gestionado): cuando un profesional opera en régimen «gestionado», el Centro puede pasar a ser Responsable del historial de los pacientes captados por él, conforme al Anexo de Modo Empresa; TerapeutasHolis sigue siendo Encargado. El cambio de régimen es expreso y se informa al profesional y, cuando proceda, al paciente.

Con independencia del modo, el Centro mantiene en la plataforma su propia cartera de clientes —los que da de alta o importa desde su CRM anterior, hayan reservado o no a través de él— y es Responsable del Tratamiento de esa copia. De cada persona el Centro puede tratar:

• Identificativos y de contacto: nombre, apellidos, correo electrónico y teléfono.
• Ficha administrativa: fecha de nacimiento, género, ciudad y provincia.
• Datos fiscales: DNI/NIF, razón social, dirección fiscal, código postal, país y tipo (persona o empresa), necesarios para que el Centro emita factura como emisor.
• Nota de gestión del Centro: una anotación de texto libre que escribe el propio Centro sobre su cliente.

Sobre este bloque rigen las siguientes reglas, que el Centro acepta:

• No es contenido clínico. La nota de gestión es una nota administrativa del Centro; no es historia clínica, no la escribe el profesional y no da acceso a ninguna. El Centro se obliga a no anotar en ella datos de salud ni ninguna otra categoría especial del art. 9 RGPD. El historial, las notas de sesión y las anamnesis siguen fuera de su alcance en todo momento, también en modo Empresa (donde el Centro es Responsable del historial pero no lo lee).
• Copia separada. La ficha del Centro vive en tablas propias del Centro, distintas de las del profesional. Cada Responsable guarda su copia; no se sincronizan y pueden divergir. El Centro no accede a la copia del profesional ni a la de otro Centro.
• Licitud de origen. El Centro declara disponer de base jurídica para tratar los datos que aporta y ser el único responsable de su exactitud y procedencia. El Encargado no verifica el origen de los ficheros que el Centro importa.
• Deber de información (art. 13 y 14 RGPD). Cuando la ficha no se obtiene del propio interesado —de forma señalada, en las importaciones masivas—, corresponde al Centro informar a esas personas en el plazo del art. 14. El Encargado pone a su disposición un texto de información listo para trasladar.
• Evidencia de la importación. Cada importación queda registrada con la versión del texto de consentimiento que el Centro aceptó, la fecha y hora, la dirección IP y el navegador, junto al resultado fila a fila.

El Encargado tratará los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Centro y para la finalidad de prestar el servicio de plataforma. El Encargado no utilizará los datos para finalidades propias —en particular, no los usará para entrenamiento de modelos de IA ni para analítica comercial identificable— salvo base jurídica separada. No cederá los datos a terceros salvo obligación legal.

• Deber de confidencialidad de las personas autorizadas al tratamiento.
• Cifrado en reposo AES-256-GCM del contenido sensible, con clave separada de la de la aplicación. Alcanza también, en la lista propia del Centro (§2 bis), a la nota de gestión y a los datos fiscales (identificación fiscal y dirección), con un control en la base de datos que impide almacenarlos en claro.
• Aislamiento por filas (Row-Level Security): el contenido clínico no es legible por la cuenta de centro ni en la explotación ordinaria; cada profesional solo accede a su propio expediente. La lista propia del Centro, sus notas de gestión y sus datos fiscales están aislados por Centro: ningún Centro accede a los de otro, ni el profesional a los del Centro.
• Registro de auditoría de los accesos relevantes y control de acceso por roles (las cuentas de centro y de recepción nunca acceden al contenido clínico), y registro de auditoría de cada importación con evidencia del consentimiento aceptado (versión, fecha/hora, IP y navegador).
• Medidas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad.

El Encargado podrá apoyarse en subencargados (infraestructura cloud, almacenamiento y correo) sujetos a obligaciones equivalentes de protección de datos. La lista se detalla en la Política de Privacidad.

El Encargado asistirá al Centro para responder a los derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, portabilidad, etc.), para notificar violaciones de seguridad sin dilación indebida y para las evaluaciones de impacto que procedan.

Cuando un profesional gestionado deja el centro, la cesión del historial de salud a un nuevo responsable se realiza por el protocolo a cuatro bandas (centro + profesional + destino + consentimiento explícito del paciente, art. 9.2.a RGPD), con copia sin borrado del origen y registro versionado del consentimiento. La custodia mínima aplicable (≥5 años si el centro es sanitario) se respeta como bloqueo (art. 32 LOPDGDD).

El Acuerdo está vigente mientras el Centro use la plataforma. A su finalización, el Encargado, a elección del Centro, devolverá o suprimirá los datos operativos y la ficha de su lista propia (§2 bis), salvo conservación exigida por ley —señaladamente los plazos fiscales aplicables al dato de facturación—, aplicada como bloqueo (datos reservados, sin tratamiento activo, a disposición de las autoridades competentes y destruidos al vencer el plazo legal).

La aceptación se realiza electrónicamente desde el panel del centro antes de operar sobre los datos de sus clientes. La plataforma registra la versión aceptada, la fecha/hora y la dirección IP como evidencia de la aceptación contractual del encargo. Cuando se publica una versión nueva de este Acuerdo, el Centro debe volver a aceptarla para seguir operando: la aceptación anterior acredita únicamente el texto que estuvo vigente en su momento.

Para los pacientes atendidos por un profesional gestionado y captados a través del Centro, el Centro es el Responsable del historial de salud de esos pacientes, y TerapeutasHolis es el Encargado que lo aloja cifrado y aislado por su cuenta. El acceso al contenido clínico sigue limitado al profesional que trata: ni la cuenta de centro ni la de recepción lo leen; la titularidad legal del Centro es de gobierno y custodia, no de lectura ordinaria.

La información de privacidad y los consentimientos que se presentan al paciente identifican al Responsable correcto según el modo del profesional que le atiende: el profesional si es autónomo, o el Centro (con su razón social y CIF) si es gestionado. La plataforma resuelve y registra este dato por cita.

La cesión del historial de salud a un nuevo responsable se realiza por el protocolo a cuatro bandas (Centro de origen + profesional + responsable de destino + consentimiento explícito del paciente, art. 9.2.a RGPD). El consentimiento del paciente se capta y versiona (versión + fecha/hora + IP), se copia sin borrar el origen y se registra en el log de auditoría inmutable. Sin el consentimiento del paciente, el historial no se cede.

Si un profesional atiende, en la misma sede, a pacientes propios (de su práctica privada) y a pacientes del Centro, podría surgir una corresponsabilidad (art. 26 RGPD) sobre los pacientes compartidos. Para ese caso, las partes suscribirán un acuerdo de corresponsables que delimite sus funciones y se ponga a disposición del interesado. La plataforma mantiene separados por defecto los pacientes propios del profesional y los del Centro.

El modo Empresa no se activa hasta que (a) el Centro completa el KYB de Stripe Connect (verificación de identidad y cuenta bancaria de la entidad, exigida por la normativa antifraude — la realiza el representante legal del Centro) y (b) el Centro acepta este Acuerdo y su Anexo. Hasta entonces, marcar a un profesional como «gestionado» queda bloqueado: nadie cobra a quien no debe y ningún paciente cambia de responsable sin su consentimiento.

Conservamos el texto íntegro de cada versión publicada de este Acuerdo para que cualquier Centro pueda acreditar qué aceptó y cuándo: la plataforma registra la versión, la fecha/hora y la IP de cada aceptación, y esa evidencia solo sirve si el texto correspondiente sigue consultable.